Jedes Unternehmen, welches schon einmal ein Mailing gestartet hat um seine Kunden und Interessenten über Neuigkeiten zu informieren, kennt das Problem. Es werden 1000 Briefe versandt und mehr als 10% der Informationsschreiben erreichen nicht den vorgesehenen Empfänger oder die Annahme wird verweigert.
Muss der Versender beim Werbebrief überflüssigerweise nur das Porto bezahlen, kann es bei einem Mailing, welches über das Internet (Mail-Versand) versendet wurde, auch schon einmal zu einer Abmahnung kommen.
Der Grund für diese Missstände ist immer eine mangelhaft gepflegte Adressdatei. Der Kunde zieht um, der Ansprechpartner im Unternehmen wechselt oder der potentielle Kunde hat kein wirkliches Interesse mehr am Angebot des Versenders.
Nur die gezielte Pflege der aktuellen Kundendatei kann hier für Abhilfe sorgen. Das heißt: Alle eintreffenden Informationen über die Veränderungen beim Kunden werden sofort in der Datei korrigiert und bieten damit eine fruchtbare Basis für das nächste Mailing.
Leider teilt aber nicht jeder Kunde oder Interessent alle Veränderungen in seinem Hause mit. Daher ist es für jedes Unternehmen wichtig, in regelmäßigen Abständen eine Adressbereinigung durchzuführen, womit die Kundendatei wieder auf den aktuellen Stand gebracht und damit die Streuverluste deutlich reduziert werden.
Die Adressbereinigung ist nicht immer ganz einfach und kann auch schon einmal einen erheblichen Aufwand mit sich bringen. Zu einer solchen Datenpflege zählen alle Tätigkeiten, die sich auf die Bereinigung der firmeninternen Datenbank beziehen.
Zunächst müssen alle vorhandene Datensätze auf Richtigkeit geprüft werden. Zum Prüfungsumfang gehören alle möglichen Fehler in der Datei, wozu nicht nur falsche Daten sondern auch Tippfehler, fehlende Leerstellen und Wortwiederholungen zählen.
Nach durchgeführter Kontrolle werden die fehlerhaften Datensätze geändert. Das heißt: Alle oben aufgeführten Fehler werden korrigiert und die Adressen mit Ansprechpartner aktualisiert. Unvollständige Datensätze müssen mit den fehlenden Daten ergänzt werden. Dieses kann durchaus eine etwas ausführlichere Recherche oder auch schon einmal ein kurzes Telefonat mit dem Kunden erforderlich machen.
Häufig passiert es auch, dass Adressen mehrfach aufgeführt sind. Diese Dubletten müssen natürlich unbedingt entfernt werden. Sollten sie nicht erkannt werden, erhält der Kunde dieselbe Information mehrfach, was in den Augen des Empfängers zwangsläufig zu einer Abwertung des Schreibens führt.
Weiterhin ist es empfehlenswert, im Rahmen der Adressbereinigung zusätzliche Suchkriterien einzuführen (falls bisher nicht vorhanden). Dazu zählen z. B. Postleitzahlengebiete und unterschiedliche Zielgruppen. Diese Unterteilung führt zu einer besseren Selektion und kann damit zu weiteren Kosteneinsparungen beitragen. So ganz nebenbei besteht nun die Möglichkeit den Kunden auch gezielter anzusprechen, wodurch das Anschreiben von ihm auch deutlich aufgewertet wird.
Sollte der Aufwand einer Adressbereinigung die Möglichkeiten des Unternehmens überschreiten, kann diese Aufgabe auch an externe Unternehmen delegiert werden, wie z.B. DataQualityApps e. K. Kosteneinsparungen und die Verbesserung des Firmenimage werden durch eine sorgfältige Adressbereinigung aber immer erreicht.
